Gerade am Anfang des Jahres sind wir oft voller Pläne, haben Tatendrang und viel Motivation. Vielleicht hast du auch eine schöne Liste mit Zielen für das anstehende Jahr geschrieben. Aber was passiert wenn der erste Enthusiasmus verflogen ist? Uns der Alltag wieder eingeholt hat, das Kind nach einem Tag im Kindergarten krank nach Hause kommt, der Partner auf Dienstreise muss und uns alles über den Kopf wächst. Die schönsten Ideen und Vorhaben bleiben genau dort – im Kopf – wenn wir nicht in die Planung kommen. Wir zeigen dir heute wie du Schritt für Schritt mit kleinen Tipps und Kniffen ganz ohne Stress und Hektik deinen Zielen näher kommst. Wie du gut organisiert durch den Alltag kommst und unterwegs ein paar Haken an deine guten Vorsätze machst.

Kenne deine Prioritäten und halte sie in hübschen Büchern fest

Gerade wenn viele Aufgaben auf deiner Liste stehen, kann das schnell überwältigend sein. Wo zuerst anfangen und was bleibt liegen, magst du dich vielleicht fragen. Vielleicht hast du schon einmal von der „Stein-Glas-Theorie“ gehört:

Ein weiser Professor und Zeitforscher wurde eines Tages gebeten, einen guten Vortag über den sinnvollen Umgang mit der Zeit zu halten. Statt zügig mit der Vorlesung zu beginnen, betrachtete er seine Zuhörer eine Weile und sagte dann: „Wir werden ein Experiment durchführen“. Er ging zu einem Tisch, auf dem ein sehr großer Glaskrug stand. Alle schauten etwas ratlos in die Runde. Der Professor legte nun nach und nach ein Dutzend sehr großer Steine in den Krug. Als der Krug bis zum Rand hin gefüllt war, und kein weiterer Stein mehr im Gefäß Platz hatte, fragte er in die Runde: „Ist der Krug jetzt voll?“ „Ja“ kam die einstimmige Antwort. „Wirklich?“, fragte der Professor. Der Professor nahm mit einem Becher mit kleinen Kieselsteinen. Diese schüttete er sorgfältig über die Steine im Krug, so dass die Steinchen sich verteilen konnten und durch die Lücken zwischen den großen Steine rieselten. Es passten eine ganze Menge kleiner Steinchen noch in den Krug, bis er so gefüllt war, dass er keine weiteren Kieselsteine mehr aufnehmen konnte. Das Publikum staunte und als der Professor wieder fragte: „Ist der Krug jetzt voll?“, waren alle verunsichert, obwohl der Krug augenscheinlich bis zum Rand gefüllt war. Einer der Zuschauer meinte, „Es sieht so aus als ob, aber wahrscheinlich ist er es nicht.“ Der Professor lächelte, nahm einen Eimer Sand und lies ihn vorsichtig in den Krug rieseln. Der Sand füllt die Räume zwischen den großen Steinen und den Kieselsteinen auf. Und siehe da – es passte doch noch allerhand Sand in den Krug hinein bis auch der Sand bis zum oberen Rand des Gefäßes reichte.

„Was sagt Ihnen dieses Experiment?“. Nach einer kurzen Pause sprach er weiter: „Das Experiment macht deutlich, wie entscheidend es beim Auffüllen auf die Reihenfolge ankommt. Nur wenn wir die großen Steine als erstes in den Krug legen, passt alles andere später hinzu. Wenn wir die großen Steine zum Schluss hineinlegen wollten, nach dem Sand und den Steinchen, dann würden wir sie kaum noch unterbringen.“ 

Die Frage ist also was sind deine großen Steine. Welche Dinge möchtest du unbedingt schaffen. Diese können sich jede Woche, jeden Monat oder jedes Jahr ändern. Wichtig ist, dass du weißt was deine großen Steine sind. Also schreibe dir am besten in regelmäßigen Abständen deine großen Steine auf und versuche diese zuerst zu erledigen. Für die anderen Aufgaben findet sich anschließend noch Zeit. Wichtig ist aber auch, dass du ab an schaust ob deine Ziele noch aktuell sind.

Gute Übersicht für mehr Struktur und Motivation

Deine wichtigsten Aufgaben oder Bereiche in denen du etwas erreichen möchtest hast du nun identifiziert. Es gilt sich genauer zu überlegen wie du diese in deine Wochenplanung integrierst. Wir tendieren dazu uns zu viele Aufgaben vorzunehmen und den Zeitaufwand für jede Einzelne zu unterschätzen. Versuche für jeden Tag nicht mehr als drei Dinge zu notieren, die unbedingt erledigt werden sollen. Dies sind deine großen Steine. Danach kannst du deine Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben und Routineaufgaben füllen – die Kiesel und der Sand sozusagen.

Und auch hier kannst du sicher noch ein wenig Struktur reinbringen. Es hilft sich einen Überblick über die verfügbaren Tage zu verschaffen. So kannst du genau sehen am Mittwoch bin ich in der Stadt und komme an der Drogerie vorbei. Vielleicht ist der Einkauf dann am Montag nicht nötig. Und weil du grad dabei bist, kannst du vielleicht den Gang von Freitag gleich mit erledigen. Genauso verhält es sich bei anderen Aufgaben. Schau was ähnlich und wiederkehrend ist und versuche sie zusammen zu erledigen. Alle E-Mails auf einmal und nicht immer mal zwischendurch – das spart Zeit und Nerven und gibt ein gutes Gefühl.

Schritt für Schritt zum großen Ziel mit der Pomodoro Technik

Nun wo du weißt was dir wichtig ist und woran du arbeiten möchtest, kann es kompliziert werden. Denn genau jetzt kommt der Alltag oft in die Quere. Du wirst unterbrochen. Die Aufgabe scheint zu groß für die Stunde die dir zur Verfügung steht oder du hast schlecht geschlafen und die Müdigkeit raubt dir die Konzentration. Der Italiener Francesco Cirillo hat die sogenannte „Pomodoro Technik“ entwickelt. Sie besteht aus 5 Schritten:

  1. Schreibe deine Aufgaben und To-Dos auf.
  2. Stelle eine Wecker auf 25 Minuten (hier eignet sich ein Küchenwecker besonders gut).
  3. Bearbeite deine Aufgabe bis der Wecker klingelt.
  4. Mache eine Pause von 5 Minuten.
  5. Starte die nächste Aufgabe. Nach jeweils 4 Pomodoro-Einheiten (also 2 Stunden) mache eine Pause von ca. 15-20 Minuten.

Durch das Aufschreiben deiner Aufgaben in 20 Minuten Einheiten sehen auch große Aufgabenmonster nicht mehr so schwierig aus. Probier es einmal aus. Besonders viel Spaß macht es mit hübschen Notizblöcken die dir auch bei mühselige Aufgaben ein Lächeln entlocken.

Kleine Ideen für den Alltag und ein organisiertes Zuhause

Wir alle können leider nicht nur an unseren großen Träumen und umfangreichen Projekten arbeiten. Gerade für ungeliebte Aufgaben im Haushalt – die nun einfach mal notwendig sind aber nur in den seltensten Fällen Spaß bringen – gilt der Ansatz „steter Tropfen höhlt den Stein“. Denn so gern wir auf der To-Do-Liste des Lebens einen Haken an „Wäscheberg bewältigen“ machen wollen – er wird morgen wieder da sein.

Manch einer schwört darauf bei jedem Gang von einem Raum in den nächsten Sachen mitzunehmen, die nicht am richtigen Ort sind. So wird die Kaffeetasse aus dem Wohnzimmer beim Gang in die Küche direkt in die Spülmaschine gestellt. Der Weg in den Keller befreit die Küche von angesammelten Marmeladengläser und die Holzeisebahn vom Sohnemann wandert zurück in seine Kiste auf dem Weg.
Aber vielleicht ist dir das zu anstrengend den ganzen Tag und immerzu an das Aufräumen zu denken. Dann versuch es mit kleinen Aufräum-Sprints. Stelle dir dafür den Wecker auf 15 Minuten und schau wieviel in dieser Zeit geschafft werden kann. Vielleicht macht ihr daraus ein Familienspiel und jeder ist für sein Zimmer verantwortlich.

Egal welche Methode du für dich und deine Familie findest, das Ah und Oh ist immer, dass die Dinge ein Zuhause haben. Besorge dir Einteilungen für Schubfächer und Regale und hübsche dein Zuhause mit schönen Kisten, Boxen und Schachteln auf. Und verschönere diese mit Etiketten, um alles schnell zu finden.

Feiere deine Erfolge mit einer Done-Liste

Es gibt Tage, bei denen ist einfach der Wurm drin. Gleich morgens kippt der Kaffee um und auf dem Weg zur Arbeit nur Stau. Du hast das Gefühl heute kannst du es niemandem Recht machen und der Tag ist gelaufen. Genau an solchen Tagen lohnt es sich eine sogenannte „Done-Liste“ oder „Geschafft-Liste“ zu schreiben. Nimm dir einen Zettel und notiere dir alle Dinge, die du schaffst. Egal ob drei E-Mails versendet und zwei Maschinen wasche gebügelt, Essen gekocht und den Handwerker angerufen. Alles kommt drauf. Es ist erstaunlich was wir am Tag alles erledigen und wir für selbstverständlich erachten. Am Ende des Tages wirst du stolz sein. Gönn dir eine Tasse Tee, zünde eine Kerze an und freue dich darüber.

Egal ob du eine oder alle dieser Methoden verwendest um gut organisiert im Alltag voran zukommen. Du musst für dich den richtigen Weg finden. Nur wenn du daran Freude hast, wirst du Erfolg sehen. Und denke immer daran – auch wenn du am Ende des Tages auf deiner To-Do Liste nur 3 statt 10 Haken machen konntest, hast du 3 Dinge erledigt. Und dass ist super!

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